Pisanje dobrih zapisnikov, poročil, povzetkov je značilnost najboljših podjetnikov. Ah, kaj podjetnikov, vsak bi moral to znati. A pustimo vse druge lepo pri miru in se lotimo bistva.

Dober zapisnik je kratek, a hkrati ničesar bistvenega ne izpusti. Dolžino razume vsak, zato grem kar takoj na bistveno. Kako ločiti bistveno od nebistvenega.

Zdi se zelo enostavno vprašanje, pa ni. Če je meni pomembno prvo, je nekomu drugo, tretjemu tretje. Ne, še huje je. Meni je pomembno prvo, drugo in tretje, drugemu je drugo, sedmo in deveto, tretjemu je prvo, tretje, četrto, peto, osmo. Ad infinitum.

Dobro, kako ločim res pomembno or manj pomembnega?

Jaz trdim, da je pomembno le tisto, česar se spomniš. Zapisnik je zame funkcija dobrega sestanka, ni orodje, ki izboljša slab sestanek. Če se na sestanku pogovarjaš neumnosti, potem se bo to v zapisniku videlo, četudi to ne bo niti z besedo omenjeno. Nasploh so dobri sestanki sklicani z dnevnim redom, ki je input za dober rezultat sestanka, zapisnik pa ta rezultat v primerni obliki zabeleži.

Če sem bolj praktičen, zapisnik strukturiram tako, kombiniram pisanje dejstev in storytelling. Dejstev nikoli ne naštevam brez konteksta, nikoli ne pišem le bulletov, vedno me zanima “flow” branja. Če lahko zapisano normalno povem in da ne deluje izumetničeno, niti ne razvlečeno, potem je ok. Zapisnik obvezno opremim z informacijami o kraju, prisotnih, času, datumu, oziroma z vsem tistim, kar mi tudi čez leto dni in več omogoča razumevanje zapisanega.

In še nekaj.

Zapisnike si pišem najprej zaradi sebe. Pisanje zapisnika ni breme, ki se ga naloži tajnici ali asistentu. Zapisnik je dokaz kakovostno porabljenega časa skupine ljudi. Če si ta skupina ne želi vzeti časa za dober zapisnik, se sprašujem zakaj, se je sploh sestala. Da se nekaj zmeni, ter nato polovice dogovorjenega ne stori, na drugo polovico pa pozabi?